חשבשבת מאפשרת למבקרי פנים ולמבקרים חיצוניים להפיק דוחות ביקורת רבים. להלן תיאור של הדוחות העיקריים.
שינויים בפקודות יומן
הוראות ניהול ספרים מאפשרות לתקן נתונים בפקודות יומן שנקלטו לקובץ הקבוע, למעט סכום התנועה וכרטיסי החשבון, בתנאי שהשינויים נשמרים. כדי להפיק דוח שמפרט את השינויים בוחרים: אשף דוחות > דוח טורי> איתור תנועות > איתור תנועות הנה"ח >תיקון תנועות.
תיקון תיעוד פנים
הוראות ניהול ספרים אינן מתירות תיקון של נתונים במסמכי תיעוד פנים לאחר שהופקו. כדי לתקן מסמכים אלה מפיקים מסמכים חדשים (לדוגמה כדי לבטל חשבונית מס מפיקים תעודת זיכוי, וכדי לבטל תעודת משלוח מפיקים החזרה). ניתן להפיק דוחות שמציגים את כל המסמכים המבטלים (לדוגמה, דוח של כל ההחזרות). הסבר מפורט על ביטול מסמכים ניתן למצוא במאמר: כיצד מבטלים בחשבשבת?
שינויים במחירי פריט (לעומת מחיר ברירת מחדל)
כאשר מפיקים מסמך מכירה, התוכנה מציגה, כברירת מחדל, את המחיר שמתאים לתנאי המכירה שנקבעו ללקוח. המשתמש (בעל הרשאות מתאימות) רשאי לשנות את המחיר, אולם התוכנה שומרת את המחיר הראשוני (לפני השינוי), נוסף למחיר המכירה בפועל. לכן, בכל עת ניתן להפיק דוח שמפרט את כל המקרים בהם המחיר בפועל שונה מהמחיר כפי שנקבע בתנאי המכירה של הלקוח. השדות הרלווטיים הם:
- המחיר שמתאים לתנאי המכירה של הלקוח מוצג בשדה מחיר מקורי (כולל הנחה)
- מחיר המכירה בפועל מוצג בשדה מחיר בתנועה.
שינויים בהזמנות
חשבשבת שומרת היסטוריה מלאה של כל השינויים שנעשו בהזמנות (ובהצעות מחיר). בכל עת ניתן להפיק דוח שמציג את השינויים בין שתי גרסאות של ההזמנה, לדוגמה, ההבדלים בין הגרסה האחרונה לבין הראשונה של ההזמנה. מפיקים את הדוח דרך תפריט: דוחות > דוחות מלאי > השוואה בין מסמכים.
הדוח הנ"ל מאפשר לערוך השוואה לא רק בין גרסאות שונות של אותה הזמנה, אלא בין כל שני מסמכים. לדוגמה, ניתן לערוך השוואה בין הצעת מחיר לבין חשבונית שהופקה על סמך הצעת המחיר.
שינויים בכרטיס חשבון
חשבשבת מאפשרת להפיק דוח שמפרט את השינויים שנעשו בכרטיס החשבון, בשדה שם החשבון ובשדות הכתובת. בעת הפקת הדוח התוכנה עוברת על כל המסמכים שכוללים את שם החשבון (חשבוניות, שיקים וכד'), ומפרטת את המקרים בהם חל שינוי יחסית לתנועה הקודמת.
הדוח אינו מציג מקרים בהם חל שינוי בכרטיס החשבון, אשר לא בא לידי ביטוי באחת התנועות. שינויים כאלה, גם אם היו, לא יצרו נזק כלשהו.
שינויים במספר חשבון בנק
חשבשבת בודקת אם חלו שינויים בפרטי חשבון בנק. שינויים כאלה רלוונטיים, רק אם העסק משלם בהעברות ישירות לבנק (מס"ב), משום שפרטי הבנק נרשמים בקובץ שנשלח למס"ב.
כדי להפיק את הדוח בוחרים: דוחות > אשף דוחות > יצירת דוח חדש > אינדקסים > אינדקסים בהנה"ח > שינויים לכרטיס חשבון > בחירת טורים. התוכנה מציגה את כל הטורים הרלוונטיים לשינוי נתוני הבנק. בוחרים את הטורים הרצויים.
מעקב אחר כניסות משתמשים
עסקים שכפופים להנחיות Sarbanes-Oxley (או הנחיות דומות) אמורים לעקוב אחר ניסיונות הכניסה לתוכנה של משתמשים שונים. חשבשבת שומרת תיעוד של כל הכניסות למערכת, כולל ניסיונות כניסה שנכשלו עקב שם משתמש או סיסמה שגויים. ניתן להפיק דוח על נתונים אלה בתפריט: אשף דוחות > אינדקסים > משתמשים והרשאות > מעקב כניסות ומשתמשים.
דוח ABC
כיוון שהזמן המוקצב לביקורת הוא מוגבל, במקרים רבים מבקרים רוצים להתמקד בביקורת של הלקוחות הגדולים, הספקים הגדולים והפריטים הגדולים. חשבשבת מאפשרת למצוא מיהם הלקוחות, הספקים והפריטים הגדולים באמצעות דוח ABC: דוחות > דוחות מלאי > דוח ABC.
דוגמה: מעוניינים למצוא מיהם הלקוחות המהווים את "העשירון העליון" מבחינת מחזור המכירות. בשלב ראשון, באמצעות אשף הדוחות, בונים דוח שמחשב את סך המכירות של כל לקוח, ומעדכנים את הסכום באחד משדות סכום נוסף. לאחר מכן מפיקים את דוח ABC. בעת הפקת דוח זה בוחרים בשדה סכום נוסף שעוכן בדוח הקודם. דוח ABC מסדר את הלקוחות לפי הקריטריון שנבחר (בדוגמה הנוכחית: מחזור מכירות).
יתרות שליליות
חשבשבת מאפשרת להפיק דוח שמפרט את הפריטים עם יתרה שלילית: דוחות > דוחות מלאי > יתרות פריטים. בשדה יתרת פריט בוחרים בשורה רק פריטים ביתרה שלילית.
מלאי מת
חשבשבת מאפשרת להפיק דוח שמפרט את המלאי המת: דוחות > דוחות מלאי > מלאי מת.
בעת הפקת הדוח המשתמש קובע את הפרמטרים של מלאי מת, לדוגמה, כל פריט שבתקופת הדוח המכירות ממנו היו פחות מסכום מסוים ייחשב כמלאי מת.
התאמת ספקים / לקוחות / תשלומים בכרטיסי אשראי
חשבשבת כוללת מערכת לעריכת התאמות בנק. ניתן להשתמש במערכת זו על מנת לערוך התאמות כנגד כרטיסים אחרים – לקוחות גדולים, ספקים גדולים, תשלומים בכרטיסי אשראי וכד'. מבקשים מהלקוח (או הספק או חברת כרטיסי האשראי) לשלוח את הכרטסת של העסק בקובץ אקסל. קולטים את הקובץ כאילו היה בנק, לפי ההסברים כאן.
דוחות ביקורת המבוססים כריית נתונים (data-mining)
חשבשבת מאפשרת לערוך ביקורת נתונים באמצעות כלי כריית נתונים (data-mining). התוכנה מוצאת באופן אוטומטי איזה חוקיות קיימת בנתונים, ולאחר מכן מצביעה על חריגים מחוקיות זו. לדוגמה, התוכנה יכולה למצוא, שאם הלקוח שייך לקבוצת מיון 300 והפריט שייך לקבוצת מיון 100, אזי כמעט תמיד הסוכן הוא א', אבל יש רק מקרה אחד שבו הסוכן הוא ב' (שבדרך כלל קשור ללקוחות אחרים ולפריטים אחרים).
מרבית הדוחות הקודמים התבססו על כללים חשבונאיים (לדוגמה, אסור שתהיה יתרה שלילית בפריט). לעומת זאת, הביקורת באמצעות כריית נתונים עוברת על כל האפשרויות, מבלי שהמשתמש קובע מראש איזה חוקיות אמורה לחול על הנתונים.
אם מעוניינים לבצע ביקורת באמצעות כריית נתונים, יש להכין את הנתונים לביקורת באמצעות סעיף: הכנה לביקורת באמצעות כריית נתונים. לאחר מכן שולחים את הנתונים למשרדי חשבשבת, שם מנתחים את הנתונים באמצעות כלי כריית הנתונים, ושולחים חזרה את התוצאות (ביקורת זו מתבצעת בשעות הטמעה).