לשכת השכר של חשבים הנה יחידה עסקית של חברת חילן בע"מ, על כן כל פעילויות המעטפת נגזרות ממנה וביניהן: גיוס וכ"א, אבטחת מידע, הנה"ח, תקשורת ומחשבים, הדפסה והפצת תוצרי עיבוד השכר, שיווק, מכירות וניהול הידע בשכר.
השוני בין לשכת השכר של חשבים לזו של חילן הנו תוכנת השכר שבאמצעותה מבוצע חישוב השכר. תוכנת עיבוד וחישוב השכר "חילן פרו" שייכת לחילן ואילו תוכנת עיבוד וחישוב השכר "חשבית" שייכת לחשבים.
חילן בע"מ הנה חברה ציבורית המחויבת לסביבת בקרה גבוהה הכוללת ארגונים שונים המפקחים על פעילותה השוטפת של החברה. ארגונים אלו כוללים את דירקטוריון החברה, מבקר פנימי והנהלת החברה. בנוסף, מיישמת החברה נהלי בקרה מובנים שמטרתם להבטיח את האפקטיביות של תהליכי העבודה הקריטיים בארגון כגון: כוח אדם, אבטחת מידע וסודיות, אבטחה פיזית ולוגית, הפרדת סמכויות ועוד. כאמור, לשכת השכר של חשבים הנה חלק מחילן וכפועל יוצא נשענת בתהליכים הקריטיים על סביבת הבקרות של חילן.
תוכנת "חשבית"
תוכנת הקצה המשמשת את חשבי השכר של הלשכה ואת הלקוחות בתהליכי השכר. התוכנה מכילה כלים מתקדמים לחישוב השכר, ביניהם:
- חלון עובדים משוכלל – מיונים, סינונים וטיפול נוח וזמין בעובדים.
- הקשה קבוצתית – עדכון קבוצת עובדים נבחרת בערכים זהים, ערכים שונים ונוסחאות.
- ממשקי ייבוא וייצוא נתונים – ממערכות איסוף שעות, הנה"ח, ERP, מס"ב ועוד.
- הוראות תשלום וניכוי מפעליות – ליישום קיבוצי של הסכמי עבודה.
- פיצול תקציבי – פיצול תקציבי של עלויות השכר (שעות, אחוזים, תשלומים ועוד..)
- כרטיס חזותי- ריכוז כל נתוני העובד בכרטיס חזותי, כולל היסטוריה והצגה של מספר שנות מס.
- גמר חשבון – חישוב פיצויים, חופשה והבראה והפקת מכתבים לעובד ולקופות הגמל.
- חישוב ניצול מיטבי של סעיפים 45 ו-47.
- ארכיון ממוחשב – ארכיון תלושים, טפסי 106 ודוח חזותי.
חשבים מציעה לארגונים מכל מגזרי המשק מערכת אחת חכמה שמנהלת, מרכזת ומנתחת את כל המידע אודות העובד ניהול הידע בשכר
כלי בקרה ב"חשבית"
ל"חשבית" מספר כלי בקרה ידידותיים למשתמש. שימוש בכלים אלו מאפשר למשתמש יכולת בקרה עצמית גבוהה, מונע טעויות בשכר ומייעל את תהליכי העבודה. בין הכלים השונים:
- מחולל דוחות –ידידותי ורב עוצמה הנשען על מאגר הנתונים, מאפשר שליפה של כל נתון עם עומק היסטורי ומאגד את כל נתוני השכר (לרבות קופות גמל ונתוני כ"א) תחת דוח אחד אשר מותאם לצורכי הלקוח.
- מחולל דוחות תלת ממדי – להשוואה בין חודשים באופן חדשני.
- בקרות הקשה – מסך צפייה בהקשות הנתונים ודיווחי הסמלים שבוצעו במהלך החודש, כולל אפשרויות סינון מתקדמות (לפי עובד, מחלקה, אופן הזנת הנתונים ועוד)
- סיווג נתונים לפי צבעים- מאפשר למשתמש לראות אילו נתונים במערכת הם קבועים, אילו נתונים הוקשו החודש, אילו נתונים הוקשו בחודש הקודם, אלו נתונים מגיעים כברירת מחדל של המערכת ועוד.
- מפעל מדגמי- מאפשר למשתמש לבצע סימולציות לעובדים במפעל טסט ובכך למנוע פעולות מיותרות על העובדים במפעל האמיתי.
חשבים-נט – גישה לעובדים לתלושים, 106 ומילוי 101 דיגיטלי
נדבך נוסף של פעילות חשבים בתחום האינטרנט הינו מתן שירותי מידע מקוונים העומדים לרשות העובדים בחברות הנמנות על לקוחותינו.
חשבים נט מאפשרת לחברות לספק מידע אודות השכר לכל עובדיה. השירות מאפשר גישה באמצעות האינטרנט לנתוני השכר לעובד, ובכך נהנה העובד מגישה ישירה למידע עדכני בצורה מאובטחת, כולל פרוט תלושי שכר וטופס 106. בנוסף מאפשרת המערכת מילוי טופס 101 באופן דיגיטלי ללקוחות שרכשו אפשרות זו.
חשבים HR – מודול כוח אדם
המודול מאפשר אחסון מסמכי מקור בתוך ה "חשבית" . ניתן לאחסן מגוון רחב של קבצים כגון קבצי Office, PDF, JPEG, OUTLOOK ועוד. ניהול ממוחשב של מסמכי העובדים מביא לחסכון בנייר ובשטחי אחסון, להתייעלות תהליכי עבודה ולמתן שירות טוב יותר לעובדים ולמחלקות נוספות בארגון.
- קטלוג ותיוק המסמכים על בסיס הנושאים השונים המנוהלים במסגרת תיק העובד הממוחשב. את המסמכים ניתן לקטלג ברמת עץ היררכי של מחיצות, אוגדנים ובתבנית קבועה מראש.
- חיפוש מסמכים- ניתן לחפש מסמכים ברמת עובד או מפעל, על פי שם, תעודת זהות, מספר עובד, מחלקה ועוד.
- הדפסה וצפייה במסמכים- מתוך תוכנת החשבית
- ייצוא המסמכים מתוך החשבית באמצעות שמירה למחשב המקומי ואף שליחה בהודעת אימייל.
- יצירת כרטסות אישיות/ מפעליות המכילות שדות מותאמים אישית לכל לקוח
- יצירת טפסים מותאמים אישית לכל לקוח
- ניהול מועמדים פוטנציאלים לארגון – יצירת תהליכים למעקב גיוס המועמדים ואף העברת המועמד לשכר בתום תהליך הקליטה או לחילופין עדכון סטטוס המועמד ל"לא רלוונטי".
