אופטימיזציה של רכש – מערכת ERP

מאמר מאת ד"ר אברהם מידן, מנכ"ל חשבשבת

מערכת ERP מתקדמת ותוכנה לניהול רכש אמורות לכלול מערכת לאופטימיזציה של רכש. 
השיטה המקדמת ביותר מבוססת על מודלים בתחום חקר ביצועים, שמחשבים לגבי כל פריט:

  • איזו כמות כדאי להזמין?
  • מאיזה ספק?
  • מתי?

 מערכת ניהול רכש של חשבשבת מיועדת לעסקים שמזמינים פריטים על בסיס שוטף (בניגוד להזמנת פריטים עבור הזמנה מיוחדת), והיא מתאימה לפיכך לעסקים כגון יצרנים המייצרים אותם פריטים באופן שוטף, בתי מסחר, חברות תחזוקה (עבור מלאי חלקי חילוף) וכד'.

 ניתן להבחין בין שתי שיטות שונות לתכנון רכש. בשיטה אחת תכנון הרכש נעשה על סמך רמות מלאי ונקודות הזמנה, או על סמך הזמנות מלקוחות והשלמות מלאי. בשיטה השנייה התוכנה מחשבת את הרכש האופטימלי על סמך שורה ארוכה של משתנים שיוסברו בהמשך מאמר זה.

 מערכת האופטימיזציה מתעלמת מנקודת ההזמנה ומרמת המלאי. ניתן להסביר את הרעיון הבסיסי מאחרי מערכת זו באמצעות הדוגמה הבאה: נניח שפריט א' נרכש מספק מסוים. נקודת ההזמנה של פריט זה היא 10 יחידות, ובמלאי ישנם כעת 11 יחידות. נניח עוד כי גם פריט ב' נרכש מהספק שלעיל והמלאי הנוכחי של פריט זה נמוך מנקודת ההזמנה. אם נפיק כעת המלצות להזמנות על סמך נקודות הזמנה, ואם תכנון הרכש נעשה על סמך רמות מלאי ונקודות הזמנה, התוכנה תמליץ להזמין את פריט ב' ולא תמליץ להזמין את פריט א'. אולם אם הספק הנידון הוא מרוחק (כך שהעלות להביא את הפריט גבוהה) יש מקום לרכוש את שני הפריטים יחד כדי לחסוך בעלויות אספקה.

 זאת ועוד: כאשר קובעים את נקודת ההזמנה ואת רמת המלאי הקביעה נעשית ע"פ הערכה סובייקטיבית. מערכת האופטימיזציה לוקחת בחשבון את כל המשתנים, ועל סמך משתנים אלה מחשבת את הכמות האופטימלית שכדאי להזמין ואת המועדים והספקים האופטימליים.

 החישובים של האופטימיזציה מבוססים על שיטות בתחום חקר ביצועים. לא ניתן להציג כאן את האלגוריתם עצמו, אבל יש מקום להסביר בקצרה את הבעיה שהתוכנה פותרת. אם היקף מכירות ידוע מראש, לדוגמה, בדיוק אותה כמות נמכרת מדי שבוע, ואם האספקה קבועה, והעלויות של הובלה ואחסנה זניחות, תכנון הרכש הוא משימה פשוטה יחסית: מידי שבוע רוכשים את הכמות שתימכר במהלך השבוע. אולם בפועל, היקף המכירות אינו ידוע מראש, אלא בכל יום נמכרת כמות אחרת; ניתן לרכוש את הפריטים אצל ספקים שונים, שזמני האספקה שלהם שונים, והמחירים שלהם שונים; והוצאות ההובלה והאחסנה אינן זניחות. כיוון שהמכירות אינן קבועות, וזמני האספקה אינם קבועים, על מנת להימנע ממצבים של חוסר מלאי, העסק מחזיק מלאי ביטחון או רזרבה. מה צריך להיות גודלו של מלאי זה? מצד אחד יש מקום להגדיל את מלאי הביטחון כדי להקטין את מספר המקרים שבהם העסק יגיע למצב של חוסר מלאי. אולם מצד שני, אחזקת מלאי ביטחון גדול כרוכה בהוצאות (ריבית על הכסף, הוצאות אחסנה, קלקול מלאי כתוצאה מאחסנה ממושכת וכד'). זאת ועוד: כאשר הוצאות ההובלה הן משמעותיות (כגון, בעת הובלה מחו"ל), מצד אחד יש מקום להגדיל את הרכש (ולכן, גם את המלאי על המדף) כדי לצמצם את החלק היחסי של עלויות ההובלה (יחסית לעלות של הסחורה). אולם מצד שני, כאמור, אם מגדילים את הכמות הנרכשת, מגדילים גם את הוצאות הריבית, האחסנה והנזק כתוצאה מקלקול מוצרים לאחר אחסנה ממושכת. סיבוך נוסף יכול לנבוע מאילוץ לגבי נפח המחסנים (מה שמכתיב את כמות המלאי המקסימלית שניתן לאחסן). וכך עולה השאלה: מה תוכנית הרכש שתביא לעסק רווח מקסימלי? זו הבעיה שמערכת האופטימיזציה פותרת.

אחד המשתנים הדרושים לחישובי האופטימיזציה הוא עלות חוסר. נתון זה מציין מה הנזק שנגרם לעסק כתוצאה מחוסר במלאי במשך יום. לא תמיד קל להעריך את עלות החוסר, אולם אי אפשר לפתור את בעיית האופטימיזציה, אם עלות החוסר לא ידועה. אם מניחים שעלות החוסר היא אפס, מגיעים לפתרון האבסורדי, שלא כדאי להחזיק מלאי ביטחון (משום שאין נזק כאשר חסר מלאי). כאשר העסק מוכר פריטים, ניתן לחשב את עלות החוסר על סמך הרווח ממכירת פריט (ניתן להפיק באמצעות מחולל הדוחות דוח שמחשב את הרווח לפריט, ולעדכן נתון זה ברשומת הפריט). לעומת זאת, כאשר המלאי דרוש לתחזוקה, עלות החוסר היא בדרך כלל הנזק שנגרם מהשבתת המכונה (עבורה דרוש הפריט). כאשר המלאי הוא חומרי גלם הדרושים לייצור, עלות החוסר היא הנזק שייגרם כתוצאה מעיכוב בייצור של האב. ככל שעלות החוסר גבוהה יותר יש לשמור כמות גדולה יותר כמלאי ביטחון.

 מערכת לניהול הרכש כוללת את תוכנת האופטימיזציה שפועלת בשלושה שלבים. בשלב הראשון התוכנה עוברת על ההיסטוריה של תנועות הפריטים ומחשבת נתונים שונים הדרושים לחישוב האופטימיזציה, כגון: צריכה יומית ממוצעת, זמן אספקה לכל ספק וכד'. נתונים אלה מוצגים במסך, שם ניתן לעדכן אותם. לדוגמה, אם ידוע שהצריכה הממוצעת מפריט מסוים עומדת לעלות ב- 10%, ניתן לתקן את סעיף צריכה ממוצעת. בשלב השני, התוכנה מפעילה את האלגוריתם של האופטימיזציה, ומחשבת לגבי כל פריט איזו כמות כדאי לרכוש, מאיזה ספק ומתי. נתונים אלו מוצגים בדוחות האופטימיזציה. לבסוף, בשלב השלישי ניתן להפיק הזמנות רכש על סמך הדוחות.

תוכנה לניהול רכש > נתונים לחישוב האופטימיזציה

 לגבי כל אחד מהפריטים תוכנת האופטימיזציה מתחשבת בנתונים הבאים:

 עלות חוסר: כאמור, עלות החוסר היא הנזק שייגרם כתוצאה מחוסר מלאי במשך יום אחד.

 צריכה יומית / חודשית: הכמות שיוצאת מהמלאי במשך יום / חודש.

 סטיית תקן צריכה יומית: סטיית תקן היא מדד סטטיסטי של פיזור הנתונים. במילים אחרות, סטיית התקן מציינת באיזו מידה הצריכה היא קבועה, כלומר, באיזו מידה בכל יום יוצאת מהמלאי כמות דומה. ככל שסטיית התקן גבוהה יותר, יש לשמור כמות גדולה יותר כמלאי ביטחון.

 עלות אחסנה: עלות האחסנה ליום של יחידה אחת של הפריט. יש לחשב נתון זה על סמך דוחות תמחיר, ולעדכן את תוצאות החישוב ברשומת הפריט. ככל שעלות האחסנה גבוהה יותר, יש  להקטין את הכמות שנשמרת כמלאי ביטחון.

 תקופת אחסנה: מספר הימים בהם מותר לאחסן את הפריט (לפני שעובר תאריך פג-תוקף). לדוגמה, זמן האחסנה של מוצרי מזון או מוצרים כימיים מוגבל בימים. ככל שתקופת האחסנה קצרה יותר, כך יש להקטין את הכמות הנשמרת כמלאי ביטחון.

 יתרה: יתרה נוכחית במלאי.

 יתרת הזמנות: יתרת הזמנות פתוחות (הזמנות מלקוחות והזמנות מספקים).

 הנתונים הרלוונטיים לגבי כל אחד מהספקים הם:

 עלות קבועה להזמנה: סך ההוצאות הקבועות בהזמנת פריט מספק. לדוגמה: אם יש לשלוח משאית כדי להביא את הפריט מהספק, אזי משלוח המשאית הוא עלות קבועה, משום שהיא אינה תלויה בכמות שתוזמן. ככל שהמחיר הקבוע להזמנה גבוה יותר, עדיף להזמין את הפריט בתדירות נמוכה יותר ובכמות גדולה יותר בכל פעם. כתוצאה מכך, ככל שהעלות הקבועה להזמנה גבוהה יותר, מלאי הביטחון גבוה יותר.

 תדירות הביקור: ישנם ספקים שמביאים את הפריטים לעסק (כלומר, הם מבצעים את ההובלה). בסעיף זה רושמים כל כמה ימים הספק שולח סחורה. אם הספק אינו שולח סחורה (אלא העסק נוסע להביא את הפריטים) יש לרשום בסעיף זה את המספר 0.

 זמן אספקה ממוצע: תוך כמה ימים בממוצע (מתאריך ההזמנה) הספק (או מחלקת הייצור) מספקים בפועל את ההזמנה (Lead time). התוכנה מחשבת את זמן האספקה על סמך הפרש הזמן בימים בין מועד הוצאת הזמנת הרכש לבין מועד הפקת תעודת משלוח רכש. ככל שזמן האספקה ארוך יותר, יש להזמין את השלמת המלאי מוקדם יותר.

 סטיית תקן של זמן אספקה: כאמור סטיית התקן מודדת את פיזור הנתונים. סטיית התקן של זמן האספקה מציינת באיזו מידה האספקה היא קבועה. ככל שסטיית התקן של האספקה גבוהה יותר, יש לשמור כמות גדולה יותר כמלאי ביטחון.

 לגבי כל פריט וכל ספק  יש להתחשב בנתונים הבאים:

 כמות מינימאלית להזמנה: מגבלה של הספק לגבי הכמות המינימאלית שהוא מוכן לספק (לגבי כל פריט).

 מחיר: מחיר ליחידה כפונקציה של כמות (לדוגמה: מ- 1 ועד 100 המחיר הוא 30, מעל 100 המחיר הוא 28). לעתים כדאי לרכוש כמות גדולה יותר על מנת לחסוך במחיר ליחידה.

לבסוף, יש להתחשב גם בנתונים הבאים:

 ריבית שנתית: % הריבית שמשקף את ערך הכסף. ככל ש- % זה גבוה יותר, עלות הכסף שיש להשקיע במלאי הביטחון גבוהה יותר, מה שעלול להוביל להקטנה של מלאי הביטחון.

 הגבלת נפח: נתון זה דרוש אם המחסן בו נמצאים פריטים מסוימים מוגבל בנפח (לדוגמה: מקרר).

כמובן, עם כמות כזו של נתונים רלוונטיים, החישוב אינו קל, מה גם שאי אפשר לפתור את הבעיה באמצעות תכנות ליניארי. אבל לא צריך לדאוג: חשבשבת ERP מבצעת את החישובים באפן מדויק לחלוטין. החיסכון לעסק הוא עצום.

חשבשבת ERP מציעה תוכנה לניהול רכש, אופטימיזציה חכמה של הרכש, ניהול מלאי ושיווק.

מעוניינים להצטרף לשירותים המתקדמים של חשבשבת? לחצו כאן >

 

חשבשבת עורכת שיתופי פעולה עם מספר חברות מובילות במשק ומנהלת פרוייקטים לקידום ושיפור הטכנולוגיה, מערכות הנתונים והשירות ללקוח:

RESTIGO

RESTIGO היא מערכת מובילית, עוצמתית ואינטואיטיבית המותאמת למסעדות, קייטרינג ומלונות. הדרך המהירה, הנוחה והקלה ביותר לניהול פעילות הרכש, מלאי, סידור עבודה, נוכחות וטפסים והכל און ליין

קרא עוד »

GMS

  GMS הוא בית תוכנה עתיר ניסיון וידע בעולם הלוגיסטיקה והתוכנה מערכת WMS הנותנת פתרון מלא לניהול מלאי באמצעים טכנולוגיים מתקדמים ניהול שרשרת האספקה מכניסת

קרא עוד »

Getruck

מערכת חכמה לניהול ותכנון הובלות איך חותכים עלויות תובלה ולוגיסטיקה? גטראק מציעה לך – מנהל מפעל, צי משאיות, חברת לוגיסטיקה – אוטומציה של ניהול הצי

קרא עוד »

anymaint

פלטפורמה חדשנית לניהול אחזקה  יישום מדיניות של אחזקה מונעת חוסך מעל 70% מתקלות שבר של הציוד, מקטין סיכון לתאונות עבודה ,עוזר לחסוך עלויות ולשפר רווחיות תפעולית. עם AnyMaint  כל עסק

קרא עוד »

ClickEat טכנולוגיה בע"מ

ClickEat טכנולוגיה בע"מ, מספקת פתרונות טכנולוגיים מתקדמים בתחום משלוחי המזון, לענף המסעדנות והמזון הטרי, ומנהלת מאות אלפי משלוחים בהזמנות אונליין מידי חודש. ClickEat צמחה מתוך

קרא עוד »

מידע נוסף על חשבשבת מערכת ERP

עזרה ללקוחות חשבשבת מערכת ERP תוכנת ERP תוכנה לניהול עסק תוכנה לניהול העסק מערכת ניהול עסק מערכת לניהול העסק תוכנה לניהול רכש מערכת ניהול מלאי תוכנת CRM ניהול קשרי לקוחות

טופס עזרה ללקוחות

השארת פנייה לנציגי חשבשבת מערכת ERP

שאלות ותשובות מערכת ERP תוכנת ERP תוכנה לניהול עסק תוכנה לניהול העסק מערכת ניהול עסק מערכת לניהול העסק תוכנה לניהול רכש מערכת ניהול מלאי תוכנת CRM ניהול קשרי לקוחות

שאלות נפוצות

שאלות ותשובות נפוצות בנושאים שונים

רשימת סניפים בישראל - תוכנת ERP תוכנה לניהול עסק תוכנה לניהול העסק מערכת ניהול עסק מערכת לניהול העסק תוכנה לניהול רכש מערכת ניהול מלאי תוכנת CRM ניהול קשרי לקוחות

פריסה ארצית

רשימת סניפים, הטמעה ותמיכה בפריסה ארצית

תמיכה בבתי תוכנה - חשבשבת תוכנת ERP תמיכה טכנית הלפ דסק תוכנה לניהול עסק תוכנה לניהול העסק מערכת ניהול עסק מערכת לניהול העסק תוכנה לניהול רכש מערכת ניהול מלאי תוכנת CRM ניהול קשרי לקוחות

תמיכה בבתי תוכנה

יצירת ממשקים מתוכנות חיצוניות לחשבשבת ERP

חשבשבת מערכת ERP מאמרים מקצועיים תוכנת ERP תוכנה לניהול עסק תוכנה לניהול העסק מערכת ניהול עסק מערכת לניהול העסק תוכנה לניהול רכש מערכת ניהול מלאי תוכנת CRM ניהול קשרי לקוחות

מאמרים מקצועיים

מגוון נושאים להעשרת הידע בעולם ה-ERP

מערכת ERP לניהול שיווק, מכירות ומלאי

חשבשבת מערכת ERP נותנת פתרון כולל לאורך שרשרת האספקה ללקוח. תוכנה לניהול מלאי ורכש, משלבת הצעת המחיר וזמן האספקה, בדיקת רמות המלאי, המלצה להזמנות מספקים, רכישת המלאי או ייצורו ועד לאספקת המוצרים בפועל. נוסף לכך, לעסקים הפועלים בזירה הבינלאומית מציעה חשבשבת פתרונות ייעודיים לתהליכי ייבוא וייצוא. חשבשבת היא תוכנת ERP לניהול העסק המתקדמת בישראל.



לצפייה בסרטון

לפרטים נוספים >

תוכנת ERP לניהול פיננסי והנהלת חשבונות

חשבשבת מערכת ERP מציעה פתרון מלא לניהול פיננסי של הארגון עם עדכונים שוטפים באמצעות תוכנה לניהול פיננסי, בהתאם להוראות ולתקנות רשות המיסים.
תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת שליטה על התהליכים השונים בפעילות הפיננסית של העסק תוך כדי בקרה קפדנית. התוכנה פשוטה וקלה לתפעול וכל הממשק פועל בשפה העברית. מערכת לניהול העסק ומערכת ERP משפרת את פעילותו לאורך זמן.


לצפייה בסרטון

לפרטים נוספים >

ניהול קשרי לקוחות - מערכת CRM

מעבר להיותה תוכנה להנהלת חשבונות, חשבשבת תוכנת ERP היא מערכת CRM המנהלת את המידע לגבי הלקוח והתקשורת עמו בכל שלבי השיווק, המכירה והשירות, ומקושרת בזמן אמת למערך המכירות, המלאי, המערכת הפיננסית ומערך השירות בארגון. תוכנה לניהול קשרי לקוחות היא תוכנת CRM הנותנת בין היתר תמונה כוללת ועדכנית של לקוחות החברה ולקוחותיה הפוטנציאליים.
בנוסף, תוכנת CRM של חשבשבת מתקשרת עם תוכנת outlook ומאפשרת לכם להעביר תזכורות והודעות באמצעות מערכת זו.

לפרטים נוספים >


אופטימיזציה של רכש וניהול מלאי

בנוסף להנהלת חשבונות, חשבשבת מערכת ERP היא תוכנה לניהול רכש ומערכת לניהול מלאי המפעילה מודולים מתקדמים בחקר ביצועים לניהול רכש. תוכנה לניהול רכש ומלאי ממליצה אילו פריטים כדאי להזמין ומתי, כמה ומאיזה ספק, תוך כדי התחשבות בגורמים השונים כגון זמן אספקה, עלות אחסנה, מימון, עלות חוסר ועוד. כל זאת כדי להקטין למינימום את העלויות ולהגדיל למקסימום את רווחי החברה.


לצפייה בסרטון

לצפייה בסרטון

לפרטים נוספים >

מערכת ERP לניהול הייצור והתפעול

מעבר להיותה תוכנת הנהלת חשבונות, תוכנת CRM ומערכת לניהול רכש ומלאי, חשבשבת מאפשרת תכנון וניהול תהליכי ייצור, חלוקה למשימות ועדכון שוטף של כל שלב בתהליך הייצור, ואף החלתו לשלבים הבאים. מערכת ניהול ייצור מנהלת את הייצור בתוך הארגון או באמצעות ספקי משנה, מפיקה את הוראות העבודה בהתאם לתכנון שבוצע ואת דוחות הייצור בהתאם לביצוע בפועל. מערכת ניהול רצפת ייצור מתאימה לכל מגוון היצרנים – ייצור כימיקלים, מוצרי פלסטיק, תרופות, מזון, אלקטרוניקה, מכונות ועוד.

לפרטים נוספים >

מערכת תשלומים, אשראי ומס"ב

חשבשבת תוכנת ERP היא מערכת הנהלת חשבונות וניהול פיננסי ובנוסף מערכת תשלומים המנהלת את כל שיטות התשלום המקובלות. בזכות הרישום המדויק של הפעולות החשבונאיות מכל המקורות, בדגש על רישום ייחודי לגבי עסקאות בכרטיסי אשראי, מקלה התוכנה על ביצוע התאמות הבנקים בזמן אמת. מערכת תשלומים מאפשרת לשלם לספקים באמצעות שקים שמודפסים באמצעות תוכנת חשבשבת או בהוראות העברה ישירה לבנק באמצעות מס"ב

לצפייה בסרטון

לפרטים נוספים >

H | BI - בינה עסקית
כלי המספק נתונים בזמן אמת על הפעילות העסקית ובנוסף מהווה כלי תומך החלטה.

H | WEB - חשבשבת בענן
גרסה אינטרנטית מלאה של חשבשבת מערכת ERP הניתנת להפעלה באמצעות הדפדפן והנייד.

H | MOBILE - חשבשבת בנייד
אפליקציית מובייל שמאפשרת לקבל נתונים ולהפיק דו"חות בטלפון הנייד.

לפרטים נוספים >

H | PROTECT / BDI
התרעות אונליין מפני התקשרות עם עסקים בסיכון בשיתוף BDI, ומעל לכל בדיקת מצבו הפיננסי של הלקוח​

H | BPM
סבב חתימות בפלטפורמה אינטרנטית בחיבור ישיר לחשבשבת חלונות. מערכת סבב החתימות החדשה H-BPM של חשבשבת מאפשרת ניהול רכש בראש שקט ומכל מקום. המערכת פועלת בסביבת WEB וניתן להיכנס מכל מכשיר ומכל מקום לאישורי הרכש השונים.

לפרטים נוספים >

מעוניינים להצטרף לאחד מהמודולים המתקדמים שלנו? לחצו כאן >

לקבלת עידכונים שוטפים על השירותים שלנו לחצו כאן >

דילוג לתוכן