מודול שיווק ורכש והפקת מסמכים חשבשבת H-ERP - Simply Smarter- תוכנה לניהול העסק

חשבשבת היא תוכנה הכוללת את כל המרכיבים העיקריים של תוכנות לניהול משאבי הארגון (ERP).
התוכנה נחלקת למספר מודולים (מערכות), וכל עסק יכול לרכוש את המערכות המתאימות לצרכיו.

המודלים העיקריים בחשבשבת ERP הם:

המודול הפיננסי – הנה"ח וניהול פיננסי
תשלומים
מערכת השיווק הרכש וניהול המלא
ייצור
מעבדת שירות
חיובים לפי חוזים
חיובים לפי שעות עבודה
השכרות
משאבי אנוש
רכוש קבוע
נקודות מכירה POS
חנות באינטרנט
ניהול קשרי לקוחות CRM

להלן הסברים על המערכת המודול הפיננסי והפקת מסמכים. מערכת זו כוללת את המרכיבים הבאים:

הנהלת חשבונות

פתיחת כרטיסי חשבון
פתיחת סוגי תנועה (תבניות של תנועות יומן)
רישום תנועות יומן
רישום אוטומטי של תנועות ביטול (סטורנו)
רישום תנועות IFRS

ניהול רב-מטבעי

קליטה אוטומטית של שערי מט"ח ומדד
רישום אוטומטי של תנועות הפרשי שער
ניתן להפיק הפרשי שער לכל קבוצה של תנועות שסוגרות זו את זו, ובנוסף לכך הפרשי שער לפי יתרת החשבון בסוף שנה.

מערכת רב-שנתית

המערכת מטפלת במספר שנים ללא הגבלה. בסוף שנת המס ממשיכים לעבוד כרגיל.
המערכת מבצעת אוטומטית את הפעולות של סגירת שנה.

תמחיר ותקציב

ניהול מרכזי תמחיר
ניהול תקציב

קליטת נתונים מתוכנות זרות

קליטת נתונים של כרטיסי חשבון
קליטת תנועות יומן

דוחות

דוחות הנה"ח: מאזן בוחן, כרטסת, איתור תנועות
מאזן ודוח רווח והפסד
דוחות משוערכים למט"ח ולמדד
מאזן ודוח רווח והפסד
תזרים מזומנים
דוחות גבייה: גיול חובות, ממוצע איחור תשלומים, חישוב ריבית
דוחות בקרה: ניצול תקציב, דוח תמחיר, בדיקת רציפות
דוחות לרשות המסים: דוח מע"מ PCN874, דוח ניכוי במקור 856, דוח 6111

אשף דוחות

האשף מאפשר לבנות דוחות מתוחכמים באופן עצמי
האשף כולל דוחות מוכנים שנבנו בעבר לבקשת משתמשי חשבשבת

התאמות בנק וניתוחי יתרות

מערכת זו משלימה את הנהלת החשבונות. באמצעותה מפיקים התאמות בנק, ומוצאים את התנועות הפתוחות המרכיבות את היתרה של כל חשבון. חשבשבת ERP כוללת אלגוריתם ייחודי שבאמצעותו היא מוצאת באופן אוטומטי אילו תנועות מתאימות זו לזו, גם במקרים בהם ההתאמה מורכבת מכמה תנועות שסוגרות כמה תנועות אחרות (לדוגמה: שיקים דחויים שנפרעים באותו תאריך, מספר קבלות כנגד מספר חשבוניות). התוכנה מאפשרת לערוך את ההתאמות באופן אוטומטי (באמצעות האלגוריתם שלעיל) או באופן ידני. מערכת ההתאמות מאפשרת להתאים גם כרטיסי אשראי. באמצעות מערכת זו ניתן להפיק:

דוח התאמת בנק (תנועות סגורות ותנועות פתוחות).
דוח ניתוח כרטיסים (התנועות הפתוחות בכרטיס החשבון שמרכיבות את יתרת הכרטיס).
דוח תנועות פתוחות לתאריך קודם מסוים (לדוגמה: התנועות שהניו פתוחות בסוף השנה).
מכתבים ללקוחות

פריטים ומחירונים

פתיחת כרטיסי פריט.
ניהול פריטים מיוחדים: פריט מטריצה, פריט טבוע, פריט אצווה, פריט פג תוקף, פריט איתור, פריט מכפלה, פריט מונה, פריט שקיל ופריט פטור ממע"מ.
הגדרת מחירונים ללא הגבלה תוך קביעת תאריך תחילת תוקף.
הגדרת מחיר תלוי כמות ותוקף באמצעות מחירים מיוחדים.
ניהול מספרים חליפיים לפריט.
ניהול מערכת מבצעים.
עבודה עם קורא בר-קוד.

מסמכים

מערכת המסמכים כוללת מסמכי שיווק, רכש ותקבולים.

בעת הפקת מסמכי שיווק ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

חישוב רווח לפריט (בתנאי שמפיקים מסמכי רכש או מנהלים מלאי).
הפעלת מערכת התרעות המונעת מכירה או מתריעה במקרים הבאים:
מכירה במחיר הנמוך ממחיר מינימום
מכירה הגוררת יתרת מלאי שלילית
מכירה במקרה של חריגה מאובליגו או מקו אשראי שהוגדר ללקוח
הפקת הזמנה הגוררת חריגה מתקציב
העברת מסמכי מקור שנחתמו בחתימה דיגיטלית מאושרת באמצעות דוא"ל.

בעת הפקת מסמכי רכש ניתן לבצע בנוסף את הפעולות הבאות:

עדכון מחיר קניה אחרון ברשומת הפריט.
ניהול בקרה של מחיר קניה אחרון.
מחיר קניה אחרון אינו מוצג למשתמשים שאינם בעלי הרשאה מתאימה.

בעת הפקת תקבולים בתוכנה ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

לבצע סגירה מלאה או חלקית של המסמכים כנגדם התקבל התשלום.
ניהול מערכת לשקים חוזרים הכולל מעקב אחר שקים שהועברו לטיפול עו"ד.

מערכת מסמכים כוללת את הדוחות הבאים:

אינדקס פריטים, מחירונים, איתור מסמכים פתוחים כדוגמת הצעת מחיר והזמנות, דוחות קופה ודוחות לחשבונית על בסיס מזומן.

שיווק

מערכת השיווק כוללת הפקת מסמכים. ניתן לחשב את המסמכים הבאים:

הצעת מחיר ללקוח
הזמנת לקוח
תעודת משלוח ללקוח
החזרה
חשבונית מס ללקוח
חשבונית זיכוי
חשבונית מס/קבלה בשקלים ובמטח
חשבונית על בסיס מזומן
חשבון עסקה
חשבונית עצמית
חשבונית מס (ריכוז) – ריכוז של ת.משלוח או הזמנות או הצעות מחיר או חן עסקה
תעודת משלוח ריכוז
חשבונית עסקה ריכוז
חשבונית מס (שריון) – החשבונית יוצאת לפני אספקת הסחורה
הפקת מסמכי סוכן – העתקת מסמכים לתוכנה כאשר המקור יצא באופן ידני ע"י סוכן.

יצוא

הצעת מחיר יצוא
הזמנת יצוא
תעודת משלוח יצוא
החזרת ייצוא
חשבון יצוא
זיכוי יצוא
הפקת Packing List נלווה למסמך

רשתות שיווק (מודול בתשלום נוסף)

התוכנה כוללת מערכת נוספת להפקת מסמכים וקבצים על פי דרישות רשתות השיווק ובהתאם לפורמט שנקבע על ידי הרשתות.

המערכת כוללת אפשרות להוספת רשתות חדשות.

המערכת תומכת בתקן EDI.

רכש

הצעת מחיר רכש
הזמנת רכש
תעודת משלוח רכש
החזרת רכש
חשבונית מס רכש
חשבונית זיכוי רכש
חשבונית שריון ספק
חיוב מספק

ייבוא

מערכת היבוא בחשבשבת כוללת מעקב מלא אחר תהליך היבוא מהזמנת היבוא ועד לקבלת כל עלויות היבוא הרלוונטיות לתיק היבוא. המערכת כוללת את המסמכים הבאים:

· הצעת מחיר יבוא
· הזמנת יבוא
· תעודת משלוח יבוא
· כניסה ישירה מיבוא
· כניסה למחסני ערובה
· שחרור ממחסן ערובה
· עלויות שחרור

מערכת היבוא כוללת רישום במערכת המלאי ובמערכת הנה"ח. המערכת עוקבת אחר המלאי במחסן ערובה והמלאי ששוחרר ממחסן ערובה. תיק היבוא כולל את מחיר הקניה מהספק במטבע המקורי (מחיר FOB) ועלויות השחרור באופן שמציג את השפעת כל עלות שחרור על המחיר הסופי של המוצר. המערכת כוללת דוחות המציגים את תיק היבוא ועלויות השחרור ודוחות נוספים שנבנו במחולל הדוחות בחשבשבת.

עסקים המנהלים מלאי יוכלו להינות מהפקת דוח לחישוב ערך מלאי המציג את ערך המלאי תוך התייחסות למלאי הנמצא בעת הפקת הדוח במחסני ערובה.

קבלות והפקדות

הצעת מחיר רכש
הזמנת רכש
תעודת משלוח רכש
החזרת רכש
חשבונית מס רכש
חשבונית זיכוי רכש
חשבונית שריון ספק
חיוב מספק

קישור לש.ב.א (מודול בתשלום נוסף)

מערכת זו מיועדת לעסקים המקבלים תשלומים באמצעות כרטיסי אשראי ומעונינים שבעת הפקת הקבלה התוכנה תבדוק את פרטי כרטיס האשראי מול שבא (שרותי בנקים אוטומטיים). ניתן להשתמש בקורא מגנטי לקריאת נתוני פרטי כרטיס האשראי. התוכנה עובדת מול קובץ החסומים של שבא. נוסף לכך, המערכת משדרת אוטומטית את התנועות לשבא. התוכנה תומכת במערכת רב-ספק.

מערכת לשירותי ביטוח שקים ישראכרט שק (מודול בתשלום נוסף)

מערכת זו מיועדת לעסקים המקבלים שקים מלקוחות. המערכת מבצעת בדיקת שקים באמצעות מערכת האינטרנט ב- 2 שלבים: בעת רישום נתוני השק מתבצעות בדיקות ראשוניות בתוכנה על פי פרמטרים שנקבעו ע"י חברת ישראכרט שק. בהעדר שגיאות נשלחים נתוני השקים לחברת ישראכרט שק. החברה עורכת בדיקות נוספות ומחזירה הודעת אישור או דחייה. בדיקות אלו מהוות מעין תעודת ביטוח לשק. להפעלת אפשרות זו בתוכנה יש ליצור קשר עם חברת ישראכרט שק.

המודול הפיננסי והפקת מסמכים: שיווק ורכש