גיבויים בחשבשבת תוכנת ERP

הוראות ניהול ספרים של רשות המסים מחייבות לערוך גיבויים ולשמור את הגיבוי מחוץ למשרד (הוראה 25 ו): בסביבה ממוחשבת "בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס, יערך גיבוי ממוחשב למסמכים הממוחשבים וכן למערכת החשבונות הממוחשבת, למעט לתוכנה המנהלת את מערכת החשבונות. הגיבוי ישמר במקום עליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה, השונה מהמקום שבו מוחזקת מערכת הנהלת החשבונות הממוחשבת של הנישום"

גיבויים בתוכנת חשבשבת ERP

כאמור, מחשבים מתקלקלים מדי פעם ולכן חובה לערוך גיבויים מדי יום. הגיבוי נעשה דרך התפריט בתוכנת חשבשבת. תוכנת חשבשבת מפעילה את תוכנת הגיבוי של כלי הניהול של SQL.

חשבשבת יוצרת קובץ גיבוי בדיסק הקשיח לכל יום שבו מופעל הגיבוי. מומלץ שאיש המחשוב של העסק יבדוק את תאריכי הגיבוי וימחק קבצים ישנים (לאחר שווידא שהם הועתקו לאמצעי גיבוי חיצוניים) על מנת לפנות מקום מהדיסק הקשיח.

שלב א: בדיקת נתונים

בשלב ראשון יש להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפני גיבוי. תוכנית זו סורקת את קבצי הנתונים ומודיעה על תקלות. אם מנהלים מספר חברות, יש לבצע את הבדיקה לכל חברה בנפרד.

לביצוע הבדיקה בוחרים בתפריט כללי בסעיף בדיקת נתונים.

מומלץ לבצע בדיקה לכל הסעיפים הנדרשים, כפי שמציגה ברירת המחדל במסך זה.
בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בחשבונות: סעיף זה נועד לדוח מע"מ PCN874 וכן למשתמשי מערכת מבזק ומערכת 1000. התוכנית סורקת את כרטיסי החשבון ובודקת שמספר העוסק מורשה שנרשם בכרטיס החשבון תקין על פי הגדרות רשות המיסים.

בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בתנועות: בהמשך לסעיף הקודם התוכנה סורקת גם את נתוני תנועות היומן ובודקת האם מספרי העוסק מורשה שנרשמו בתנועות תקינים.

להמשך בוחרים בכפתור הפעלה.
בסיום הבדיקה, אם הכל כשורה, מוצגת הודעה: הבדיקה הסתיימה והנתונים נמצאו תקינים. אם יש תקלה מוצג חלון רשומות לא תקינות. כאשר חלון זה מוצג, יש להתקשר עם סניף השירות.

לקוחות המבצעים התאמות בנק וניתוחי כרטיסים צריכים להקליק על הכפתורים:

• בדיקת התאמות בנקים
• בדיקת ניתוחי כרטיסים

שלב ב: גיבוי לבסיס הנתונים

לביצוע הגיבויים בוחרים בתפריט כללי בסעיף גיבוי לבסיס הנתונים.

להלן הסבר אודות הסעיפים השונים במסך זה:

גיבוי חברה נוכחית: בוחרים בסעיף זה כדי לגבות את החברה הנוכחית בלבד.

גיבוי מספר חברות: בוחרים בסעיף זה כדי לבחור את החברות עבורן יתבצע הגיבוי. התוכנה מציגה רשימה של כל החברות בספריית החברות. בוחרים את החברות שמעוניינים לגבות באמצעות הקלקה על ריבוע הסימון.

גיבוי כל החברות: בוחרים בסעיף זה בכדי לגבות את כל החברות שבספריית החברות. מומלץ לסמן סעיף זה, שכן גם אם במהלך השנה מתווספות חברות חדשות התוכנה מגבה תמיד את כל החברות.

גיבוי ספרית חברות: סעיף זה מסומן כברירת מחדל לגיבוי, כיוון שספריית החברות מכילה הגדרות כלליות על החברות. חובה לבצע גיבוי זה. ללא גיבוי ספריית חברות קשה מאוד לשחזר באופן מלא ומהיר את הנתונים במקרה של תקלה.

גיבוי פורמטי הדפסה: סעיף זה מיועד לעסקים המפיקים מסמכים שעוצבו באמצעות מחולל המסמכים.

גיבוי דוחות מחולל: באמצעות סעיף זה מגבים את כל הדוחות שנבנו במחולל ובאשף הדוחות בתוכנה.

גיבוי נתוני אשראי: סעיף זה מיועד ללקוחות המקבלים תשלומים באמצעות כרטיסי אשראי.

גיבוי חשבוניות בחתימה דיגיטלית: על פי הוראות ניהול ספרים, יש לשמור העתקים של חשבוניות מקור שנשלחו באמצעות דוא"ל במחשב במשך 7 שנים. עסקים המפיקים חשבוניות דיגיטליות נדרשים לסמן סעיף זה. בנוסף, מומלץ לגבות את מחיצת InvPdf שתחת המחיצה המשותפת Rep. במחיצה זו נשמרים העתקי המסמכים של החשבוניות הדיגיטליות שהופקו בחשבשבת.

לסיכום, מומלץ לגבות את כל החברות, את ספריית החברות, את פורמטי ההדפסה ואת הדוחות שנבנו במחוללי הדוחות. עסקים המקבלים תשלומים באמצעות כרטיסי אשראי יסמנו גם את הסעיף גיבוי נתוני אשראי.  

בצד שמאל של המסך קובעים את סיומת שמות קובצי הגיבוי ואת המחיצה שבה ישמרו הגיבויים.

סיומת קובץ מאפיינת לגיבוי: סיומת הקובץ היא תאריך היום שבו מתבצע הגיבוי. לדוגמה: 100820_ עבור 10/08/20. מומלץ שלא לשנות את סיומת הקובץ, שכן בשיטה זו נשמר קובץ גיבוי חדש לכל יום. וניתן לאתר בקלות את תאריכי הגיבוי ואת הקבצים הרלוונטיים לכל יום. עסקים המעדיפים לשנות את סיומת הקובץ יוכלו לעשות זאת במסך זה תוך התייעצות עם איש המחשבים של העסק.

מחיצת יעד לגיבוי על שרת SQL: מחיצת הגיבוי במסד הנתונים MS SQL צריכה להימצא בכונן הפיזי של שרת ה- SQL. ניתן לקבוע מחיצה לגיבוי באמצעות הכפתור המופיע משמאל למחיצת היעד. בסעיף זה מוצגת המחיצה שנקבעה בעת הגיבוי האחרון. אם לא ידוע מהו הכונן הפיזי שבו מצויים הגיבויים ניתן לבחור בכפתור הצג ברירת מחדל וחשבשבת תציג את מחיצת היעד לגיבוי על שרת SQL.

מחיצת יעד לגיבוי פורמטי הדפסה, דוחות מחולל ונתוני אשראי: בסעיף זה קובעים את המחיצה שבה ישמרו הגיבויים של פורמטי ההדפסה, הדוחות ותשלומים באמצעות כרטיסי האשראי.

ברירת המחדל של התוכנה היא גיבוי לחברה נוכחית. לכן, מומלץ בסיום קביעת ההגדרות הנ"ל לבחור בכפתור שמירה. בפעם הבאה שמפעילים את תוכנית הגיבוי ניתן יהיה לשלוף את הגדרות הגיבוי באמצעות בחירה בכפתור שליפה. עסקים שמגבים את כל החברות או קבוצת חברות מתבקשים לשוב ולשמור את הגדרת החברות לגיבוי בעת הוספת חברות חדשות.

לביצוע הגיבוי בוחרים בכפתור הפעלה.

בסיום פעולת הגיבוי חובה להעתיק את קבצי הגיבוי החדשים מהמחיצה בה נשמרו לאמצעי חיצוני: דיסק גיבוי חיצוני, Disk on key או כל דרך אחרת המומלצת ע"י טכנאי המחשבים המשרת את העסק שלכם. יש להקפיד להוציא סט אחד של גיבוי מהעסק למקרה של שריפה, וירוד כופר או גניבה, חלילה.

כל עוד קיים גיבוי תקין ומלא על אמצעי חיצוני זמין, גם בתקלות חמורות של אובדן מוחלט של המחשבים, ניתן לחזור לעבודה שוטפת במהירות ובקלות.

ניתן להגדיר תוכנית הפעלת גיבויים אוטומטית באמצעות הסעיף משימות להפעלה מאוחרת בתפריט הגדרות.